Z czego składa się archiwum, czyli historia pudła

Pudło archiwalne bezkwasowe

Pudła archiwizacyjne to element, który znajdziemy dziś niemal w każdym archiwum, zwłaszcza tam, gdzie biurokracja generuje ogromne woluminy dokumentów pod postacią umów, faktur, pism, podsumowań, zestawień, rozliczeń oraz wielu innych. Za obszerność tego przedziału odpowiada z jednej strony prawo danego państwa, z drugiej zaś kultura korporacyjna, która nakazuje zachowywać na długo treści wytwarzane przez zebrania zarządów i prezentacje pochodzące z konkretnych pododdziałów oraz ze spotkań z Klientami.

Niejednokrotnie jednak zdarza się, że firmy nie do końca wykorzystują potencjał spoczywający w tekturowych prostokątnych pojemnikach. Dzieje się tak przede wszystkim dlatego, że ich pracownicy zajmujący się na co dzień tematyką składowania i przechowywania papierów zamawiają produkty bez całościowego zastanowienia się nad systemem składowania. Nawet fakt, iż sami możemy zdecydować o pożądanych wymiarach czy choćby sposobie zamykania i otwierania pudeł, jak również ich komplementarności względem standardowych wymiarów teczek lub segregatorów, nie wydaje się przesądzać o sprawie.

Zdecydowanie, aby nauczyć się z pomysłem składować fizyczne dane, musimy nabrać doświadczenia poprzez szereg lat i wypracować autorskie metody przechowywania i ochrony ważnych druków. Warto jednak po drodze zastanowić się nad, po pierwsze, unifikacją systemu składowania łącznie z wymianą starszych pudeł o innych wymiarach na nowe. Kiedy wszystko jest jednolite i zaaranżowane w podobny sposób od razu znikają nasze wątpliwości względem zawartości, której aktualnie poszukujemy. Dodatkowo można zacząć różne typy dokumentów, nawet w ramach samej księgowości, zacząć przyporządkowywać do odmiennych kolorów teczek i segregatorów, te zaś ustawiać latami i miesiącami w jednym, logicznym i spójnym ciągu.

Kluczową przewagę nad tsunami papierów da nam także wykupienie gotowych i doskonale dopasowanych zestawów pudeł, z których jedno otwiera drogę do umieszczenia w nim kilku mniejszych poświęconych chociażby innym klientom bądź kwartałom. Idealnym jednak rozwiązaniem, aby nie marnotrawić przestrzeni bywa też łączenie typów dokumentów w tym samym pudle, które następnie opatrzony jedynie notką dotyczącą dat pism zgromadzonych wewnątrz.

Komentarze (0)

Product added to wishlist
Produkt dodany do porównania

Zbieramy pliki cookies dla poprawnego działania strony. Więcej informacji o ich przetwarzaniu znajdziesz w polityce prywatności.