Jak wykorzystać pełnię możliwości pudełka archiwizacyjnego?

26 Feb 2019, 08:50
Ciekawostki o produktach
0 polubień
308 odwiedzin
0 komentarzy

Z czego składa się archiwum, czyli historia pudła

Pudła archiwizacyjne to element, który znajdziemy dziś niemal w każdym archiwum, zwłaszcza tam, gdzie biurokracja generuje ogromne woluminy dokumentów pod postacią umów, faktur, pism, podsumowań, zestawień, rozliczeń oraz wielu innych. Za obszerność tego przedziału odpowiada z jednej strony prawo danego państwa, z drugiej zaś kultura korporacyjna, która nakazuje zachowywać na długo treści wytwarzane przez zebrania zarządów i prezentacje pochodzące z konkretnych pododdziałów oraz ze spotkań z Klientami.

Niejednokrotnie jednak zdarza się, że firmy nie do końca wykorzystują potencjał spoczywający w tekturowych prostokątnych pojemnikach. Dzieje się tak przede wszystkim dlatego, że ich pracownicy zajmujący się na co dzień tematyką składowania i przechowywania papierów zamawiają produkty bez całościowego zastanowienia się nad systemem składowania. Nawet fakt, iż sami możemy zdecydować o pożądanych wymiarach czy choćby sposobie zamykania i otwierania pudeł, jak również ich komplementarności względem standardowych wymiarów teczek lub segregatorów, nie wydaje się przesądzać o sprawie.

Zdecydowanie, aby nauczyć się z pomysłem składować fizyczne dane, musimy nabrać doświadczenia poprzez szereg lat i wypracować autorskie metody przechowywania i ochrony ważnych druków. Warto jednak po drodze zastanowić się nad, po pierwsze, unifikacją systemu składowania łącznie z wymianą starszych pudeł o innych wymiarach na nowe. Kiedy wszystko jest jednolite i zaaranżowane w podobny sposób od razu znikają nasze wątpliwości względem zawartości, której aktualnie poszukujemy. Dodatkowo można zacząć różne typy dokumentów, nawet w ramach samej księgowości, zacząć przyporządkowywać do odmiennych kolorów teczek i segregatorów, te zaś ustawiać latami i miesiącami w jednym, logicznym i spójnym ciągu.

Kluczową przewagę nad tsunami papierów da nam także wykupienie gotowych i doskonale dopasowanych zestawów pudeł, z których jedno otwiera drogę do umieszczenia w nim kilku mniejszych poświęconych chociażby innym klientom bądź kwartałom. Idealnym jednak rozwiązaniem, aby nie marnotrawić przestrzeni bywa też łączenie typów dokumentów w tym samym pudle, które następnie opatrzony jedynie notką dotyczącą dat pism zgromadzonych wewnątrz.